Arsip Pemerintah Dijual Ke Tempat Rosok, Ternyata Tak Segampang Itu!! Lewati Banyak Tahapan
Ilustrasi arsip di Gedung Setda Rembang.
Ilustrasi arsip di Gedung Setda Rembang.

Rembang – Muncul pertanyaan apakah banyaknya dokumen arsip berupa kertas yang sudah tidak terpakai di lingkungan dinas/instansi Pemkab Rembang, dapat langsung dijual ke tempat barang bekas (rosok)?

Kepala Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kabupaten Rembang, Achmad Sholchan menjelaskan umur arsip ditentukan jadwal retensi arsip yang diusulkan oleh satuan kerja masing-masing.

Setelah itu pihaknya meneruskan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), guna mendapatkan rekomendasi. Atas dasar rekomendasi itulah sebagai bahan menyusun Peraturan Bupati (Perbup).

“Setelah rekomendasi dari ANRI turun, kita tindaklanjuti dengan Perbup, “ tandasnya.

Terkait dengan arsip yang lama tidak terpakai, menurutnya secara garis besar, arsip dengan jadwal retensi 10 tahun ke bawah boleh dimusnahkan oleh masing-masing organisasi perangkat daerah (OPD). Tapi untuk arsip dengan jadwal retensi 10 tahun keatas, instansinya selaku lembaga kearsipan daerah yang berhak memusnahkan.

“Itupun setelah memperoleh rekomendasi dari pak Sekda, “ imbuh Sholchan.

Achmad Sholchan menimpali pemusnahan arsip melibatkan saksi-saksi dari lintas sektor, seperti Inspektorat dan Bagian Organisasi Kepegawaian.

Kalau skala kecil, bisa dimusnahkan sendiri oleh tim di Rembang. Namun ketika jumlahnya banyak, akan menggandeng pihak ketiga, semisal PT Pura Kudus.

Sistem pemusnahan dengan cara dicacah, sehingga tidak lagi bisa dibaca atau bahkan disalahgunakan oleh pihak lain. Manakala sudah dalam bentuk kertas yang dicacah, baru bisa dijual.

“Uangnya kemudian masuk ke kas daerah, itu semua harus ada berita acaranya, “ pungkas Sholchan.

Sholchan juga mempersilahkan bagi satuan kerja yang tidak mempunyai tempat penyimpanan arsip, bisa dititipkan ke ruang penyimpanan di dinasnya.

Meski dari sisi luas bangunan kurang, namun saat ini masih mampu untuk menampung dokumen-dokumen penting. (Musyafa Musa).

News Reporter

Tinggalkan Balasan