Rembang – Kesadaran menata arsip dengan baik biasanya baru tergugah, ketika ada petugas auditor atau pemeriksa datang.
Bahkan tak jarang pegawai kebingungan, saat ditanya soal berkas dokumen tertentu, lantaran sistem penyimpanan masih acak-acakan.
M. Bakhrun Efendi, seorang konsultan kearsipan menyampaikan hal itu, saat menjadi pembicara dalam rapat koordinasi pengelolaan kearsipan di lantai IV Kantor Bupati Rembang, yang digelar Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan setempat, hari Kamis (11 Mei 2023).
“Kalau ada pemeriksaan, Inspektorat masuk ke satu instansi. Yang didatangi selinthutan, do wedi. Cari berkas, kadang dicari sedino rong dino ora ketemu, karena tidak diarsipkan dengan baik. Saat pemeriksa datang, baru bingung mencari, “ tuturnya.
Bakhrun menyebut jika seorang pemeriksa bertanya berkas, kemudian dengan cepat diberikan, menjadi salah satu indikator positif.
Tapi sebaliknya apabila menanyakan berkas, ternyata butuh waktu sangat lama mencari atau bahkan tidak ketemu, sering kali pemeriksa akan memiliki prasangka tidak baik.
“Angger golek arsipe cepet, auditor wis seneng sik, hampir bisa dipastikan ora ono masalah. Nek angger ditakoni goleki dokumen ora ketemu, auditor mikire wis macem-macem. Mesti ora beres iki. Nah, jangan sampai baru butuh arsip, ketika ketanggor pas diperiksa, “ imbuh Bakhrun.
Bakhrun membeberkan masa waktu arsip hingga layak dimusnahkan, beragam lamanya, berdasarkan jadwal retensi arsip.
“Ada umurnya pak, “ ucapnya.
Ia mencontohkan arsip permanen yang disimpan selamanya, seperti sertifikat tanah, ijazah, BPKB kendaraan, surat izin usaha dan sejenisnya, perkiraan hanya sekira 2 %, sedangkan arsip lainnya akan dimusnahkan, tergantung rentang waktunya.
“Ada yang disimpan selama 2 tahun, ada yang 5 tahun, ada yang 10 tahun. Tapi jangan memusnahkan sebelum umurnya berakhir, “ beber Bakhrun.
Bakhrun juga memberikan tips agar arsip-arsip penting di tingkat rumah tangga, supaya tidak mudah rusak. Salah satunya dengan memberikan kapur barus 2 butir, setiap 6 bulan sekali.
“Untuk menjauhkan dari kecoa maupun rayap, cukup kapur barus 2 butir, “ pungkasnya.
Sementara itu, Kepala Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kabupaten Rembang, Achmad Sholchan menyampaikan pihaknya mengundang pimpinan BUMD, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan perusahaan swasta dalam rapat koordinasi kali ini.
Fokus utamanya, menyosialisasikan Perda Kabupaten Rembang No. 07 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
“Kami berharap kesadaran pengarsipan di kalangan masyarakat semakin meningkat, “ kata Sholchan. (Musyafa Musa).
